Otomasyon kurmadan önce bilmeniz gereken tek şey var: panel bir mesajı aldığında sırayla ne yapıyor. Bunu bilirseniz "neden yanıt gitmedi", "neden iki kez gitti", "neden bu akış değil de şu akış çalıştı" sorularının cevabını kendiniz bulursunuz. Bu makale yolu beş durakta anlatır.
💡 Bu makale kavramları anlatır, kurulum yapmaz. Hesap bağlama ve ilk akışı yayına alma adımları ilk kurulum rehberindedir.
1. Mesaj panele ulaşır
Bir kişi Instagram'dan DM yazdığında, gönderinizin altına yorum bıraktığında ya da WhatsApp numaranıza mesaj attığında, Meta bu olayı anında panele bildirir. Panel Meta'ya "yeni mesaj var mı" diye sormaz; Meta olayı kendisi gönderir. Bu yüzden yanıtlar saniyeler içinde çıkabilir.
Panelin tanıdığı olaylar yalnız düz mesajlar değildir:
Mesaj — kişinin yazdığı metin, gönderdiği fotoğraf, video ya da ses.
Buton — daha önce gönderdiğiniz bir mesajdaki düğmeye basılması.
Gönderi yorumu — gönderi, Reel ya da canlı yayın altındaki yorum.
Hikâye yanıtı ve hikâyede etiketlenme.
Etiketlenme — başkasının gönderisinde ya da yorumunda sizden söz edilmesi.
Gönderi paylaşımı — kişinin DM'e bir gönderi/Reel göndermesi.
Bağlantı / reklam — ig.me, m.me, wa.me bağlantısından, QR koddan ya da bir reklamdan gelen sohbet.
Hesabın bağlantısı kopmuşsa hiçbiri gelmez. Panel bunu üstteki kırmızı şeritte söyler ve Yeniden bağla bağlantısını gösterir.
2. Kayıtlar açılır
Olay panele girer girmez üç kayıt oluşur ya da güncellenir:
Kişi — daha önce yazmamış birinden geliyorsa yeni kişi kaydı açılır; adı, kullanıcı adı ve profil fotoğrafı kanaldan alınır. Bu bilgiler eskiyince (yaklaşık bir hafta) yeniden okunur.
Sohbet — kişiyle olan yazışmanın kendisi. Açık/kapalı durumu, atanan temsilci ve okunmamış sayısı burada tutulur.
Mesaj — yazışmanın tek bir satırı. Gelen kutusunda gördüğünüz baloncuk budur.
Bu adım her zaman çalışır: otomasyonunuz olmasa bile mesaj gelen kutunuza düşer ve kişi listenize eklenir. Otomasyon, gelen kutusunun üstüne binen bir katmandır; onun yerine geçmez.
⚠️ Not: Aynı olay Meta tarafından iki kez gönderilse bile kayıt çoğalmaz. Panel her mesajı kendi kimliğiyle tanır ve ikincisini yok sayar.
3. Mesaj sıraya girer
Kayıtlar açıldıktan sonra mesaj doğrudan akışa verilmez; önce bir sıraya yazılır. Sıra kişi başınadır ve kuralları şunlardır:
Aynı kişinin iki mesajı hiçbir zaman aynı anda işlenmez. Müşteri arka arkaya üç mesaj yazarsa üçü sırayla ele alınır; hiçbiri düşmez.
Akış bir adımı işlerken gelen mesaj kaybolmaz, sırası gelince verilir.
Aynı mesaj iki kez işlenmez.
Bir temsilci sohbeti devraldıysa, kişinin bekleyen mesajları akışa hiç verilmez. Müşteri aynı anda hem insandan hem otomasyondan yanıt almaz.
Sırada çok bekleyen bir mesaj akışa verilmez. Yarım saat sonra gelen otomatik yanıt kafa karıştırır; panel onu kayda yazar ve geçer.
Bu sıranın varlığı, "müşteri hızlı yazınca bot şaşırıyor" sorununun panelde neden olmadığını açıklar.
4. Doğru otomasyon seçilir
Sıra gelince motor, hesaptaki yayında olan otomasyonların tetikleyicilerine bakar ve olaya uyanları bulur. Birden fazlası uyarsa daha dar olan kazanır. Sıralama şöyle işler:
Belirli bir hedef seçilmişse (şu gönderiye gelen yorum, şu reklam kimliğinden gelen sohbet) en ağır basan odur.
Sonra anahtar kelimenin eşleşme kipi gelir: tam eşleşme > kelime > ile başlar > içerir.
Sonra kaynağın daraltılmış olması gelir (yalnız gönderi yorumu, yalnız canlı yayın; yalnız reklam, yalnız QR).
Hepsi eşitse en eski otomasyon kazanır.
Yani "şu gönderiye gelen her yorum" kuralı, "tüm gönderiler + fiyat kelimesi" kuralını yener. Akışlarınız birbirine karışıyorsa önce bu sıralamaya bakın.
Bir de kesme kuralı vardır. Anahtar kelime, yorum, etiketlenme, hikâye, paylaşım ve bağlantı tetikleyicileri açık tetikleyicilerdir: kişi o an başka bir akışın ortasındaysa bile o akışı keser ve yenisini başlatır. "Herhangi bir mesaj" ve "varsayılan yanıt" ise yalnız boştaki kişide çalışır; süren bir konuşmayı bozmaz.
5. Adımlar işler, yanıt gider
Eşleşen akış baştan sona işlemeye başlar. Adımlar üç aileye ayrılır:
Mesaj gönderen adımlar — metin, kart, galeri, medya, liste, onaylı şablon, veri toplama ve üstünde dene. Kişiye bir şey giden her adım budur.
Karar veren adımlar — koşul (etiketi var mı, çalışma saatleri içinde miyiz, ilk kez mi yazıyor), rastgele dağıtım, bekleme.
Mesaj gönderen her adımda panel önce mesajlaşma penceresini denetler. Kişi size en son ne zaman yazdıysa, o andan itibaren 24 saat boyunca serbestçe yazışabilirsiniz. Pencere kapandıysa Instagram'da mesaj gitmez; WhatsApp'ta yalnız önceden onaylanmış şablon gider. Panel pencereyi kendiliğinden zorlamaz, adımı atlar ve nedenini kayda yazar.
Yorumdan doğan mesajın kuralı ayrıdır: yorum başına bir kez ve yorumdan sonraki 7 gün içinde özel mesaj gönderilebilir. Bu, 24 saat penceresinden bağımsız bir haktır.
Akış bittiğinde geride iki şey kalır: kişinin kartındaki değişiklikler (etiket, alan) ve oturum kaydı. Oturum kaydını Otomasyonlar › bir otomasyon › Kayıtlar sekmesinden açıp hangi adımda ne olduğunu adım adım görebilirsiniz. Bir şey beklediğiniz gibi gitmediyse bakılacak ilk yer burasıdır.
Baştan sona bir örnek
Yolu tek bir olayda takip edelim. Bir kafe, Instagram'da yeni menüsünü paylaştı ve gönderinin altına "rezervasyon var mı?" yorumu geldi.
Olay gelir. Meta yorumu panele bildirir. Yorumun kimliği, gönderinin kimliği ve metni gelir.
Kayıtlar açılır. Yorumu yazan kişi kişi listesine eklenir; adı ve kullanıcı adı Instagram'dan okunur.
Sıraya girer. Kişinin başka bekleyen mesajı yoksa sıra hemen ona gelir.
Otomasyon seçilir. Kafenin iki akışı uyar: "tüm gönderiler + rezervasyon kelimesi" ve "şu menü gönderisine gelen her yorum". İkincisi belirli bir gönderi seçtiği için kazanır.
Adımlar işler. Akış önce Yoruma yanıt adımıyla yorumun altına "DM'den yazdık 💌" yazar. Sonra Mesaj adımıyla kişiye özel DM gönderir: rezervasyon saatleri ve Masa ayırt düğmesi. Ardından Eylem adımı kişiye rezervasyon ilgisi etiketini yazar.
Kayda geçer. Oturum tamamlanır; Kayıtlar sekmesinde her adım sırasıyla görünür.
Müşteri ertesi gün "saat 8 olur mu" diye yazarsa bu yeni bir olaydır ve yeniden birinci duraktan başlar. Yorumdan doğan özel mesaj hakkı o yorum için tükenmiştir; ama müşteri artık size DM yazdığı için 24 saatlik mesajlaşma penceresi açılmıştır ve serbestçe konuşabilirsiniz.
Aynı anda çalışan diğer şeyler
Akışların dışında iki mekanizma daha aynı olaylara bakar:
Çalışma saatleri dışı yanıtı — hesabın çalışma saatleri tanımlıysa ve mesaj o saatlerin dışında geldiyse tek seferlik bir bilgi mesajı gider.
Kurallar ve diziler — "yeni kişi eklendiğinde şunu yap" gibi hesap geneli kurallar ile zamana yayılan mesaj dizileri. Bunlar tek bir akışa bağlı değildir.
Bu yolu bir kez kafanızda canlandırdıysanız, ilk kurulum rehberine geçip kendi hesabınızı bağlayabilir ve ilk akışınızı yayına alabilirsiniz.