"Bu Instagram hesabına şu iki kişi baksın, WhatsApp'a başka biri" dediğinizde hesap ayarlarında bir ekip bölümü arar ve bulamazsınız. Sebebi basittir: ekip her zaman portföyündür, hesabın ayrı bir ekibi yoktur. Bu makale bu ayrımı, arkasındaki mantığı ve ekipleri gerçekten ayırmak istediğinizde izleyeceğiniz iki yolu anlatır.
Ekip neden portföyde durur
Bir kişinin rolü portföy genelindir: davet ederken seçtiğiniz rol, o kişinin eriştiği her hesapta aynıdır. Bir hesapta editör, başka hesapta temsilci olması mümkün değildir.
Bunun yerine ikinci bir ayar var: hesap erişimi. Kişi ya portföyün bütün hesaplarına ya da seçtiğiniz hesaplara girer. Yani "hesap ekibi" diye bir kayıt yoktur; pratikte bir hesabın ekibi, o hesaba erişimi olan portföy üyelerinin tamamıdır.
Bu ayrım işleri sadeleştirir: tek bir listede kimin ne olduğunu görürsünüz ve bir kişinin yetkisini hesap hesap kovalamak zorunda kalmazsınız.
Neyin portföye, neyin hesaba ait olduğu
| Portföye ait | Hesaba ait |
|---|
| Ekip listesi ve davetler | Kanal bağlantısı (Instagram / WhatsApp) |
| Roller ve hesap erişimi | Çalışma saatleri ve mesai dışı davranış |
| Erişim ve görünürlük ilkesi | Mesajlaşma davranışı, hazır yanıtlar |
| Sohbet atama kuralları | Sohbetler, kişiler, otomasyonlar |
| Yapay zekâ anahtarları ve bağlantılar | Hesabın istatistikleri ve raporları |
| Plan sınırları (ekip, hesap sayısı) | Hesabın adı ve görünen bilgileri |
| Portföy kayıtları | — |
Bu tablonun sol tarafındaki her şey portföyün bütün hesaplarında aynıdır. Örneğin atama kuralını bir hesap için değiştiremezsiniz; portföyün tamamı için değiştirirsiniz.
Ekipleri gerçekten ayırmanın iki yolu
İki markanız varsa ve ekiplerinin birbirinden haberi olmasın istiyorsanız iki seçeneğiniz var.
Yol 1: Tek portföy, kısıtlı hesap erişimi
Bütün hesaplar tek portföyde durur; her üyeye yalnız bakacağı hesapları verirsiniz. Erişemediği hesap o kişi için yok gibidir: hesap seçicide çıkmaz, sohbetlerini göremez, adresini yazsa sayfa açılmaz.
Ne zaman uygun: Ekipler ayrı çalışır ama yönetim sizde toplanır; aynı kuralların ve aynı planın altında olmalarında sakınca yoktur.
Bilmeniz gerekenler:
- Atama kuralı, erişim ilkesi ve yapay zekâ anahtarları ortaktır; birini değiştirmek iki markayı birlikte etkiler.
- Koltuklar ortak havuzdan gider; iki ekip aynı ekip sınırını paylaşır.
- Portföy ayarlarını açan bir yönetici bütün hesapları görür; yöneticiyi tek markayla sınırlayamazsınız.
Adımlar: Hesap bazlı erişim kısıtlama.
Yol 2: İki ayrı portföy
Her marka kendi portföyünde durur ve her portföyün kendi ekibi, kendi kuralları olur.
Ne zaman uygun: İki iş gerçekten ayrıdır; birinde yönetici olan kişinin diğerinde hiçbir işi yoktur.
Bilmeniz gerekenler:
- Ekip sınırı her portföy için ayrı sayılır. Aynı kişi iki portföyde de varsa iki koltuk tutar.
- Atama kuralları, erişim ilkesi, anahtarlar ve kayıtlar ayrıdır; birinde yaptığınız değişiklik diğerine geçmez.
- Aynı kişi iki portföyde farklı rollerde olabilir; bu, tek portföyde mümkün olmayan tek esnekliktir.
- Portföyler arasında hesap seçiciden geçilir.
💡 Karar için basit bir soru: bir kişinin iki markada farklı rolde olması gerekiyor mu? Cevap evetse ikinci yolu seçin. Hayırsa tek portföy ve kısıtlı erişim daha az yönetim işi çıkarır.
Hesap başka portföye taşındığında ekip ne olur
Bir hesabı başka bir portföye taşıdığınızda hesabın bütün verisi (yazışmalar, kişiler, otomasyonlar, medya) hesapla birlikte gider, ama ekip gitmez. Yeni portföyde hesaba erişecek kişiler hedef portföyün ekibinden gelir:
- Hedefteki sahip, yöneticiler ve "tüm hesaplar" erişimli üyeler hesabı hemen görür.
- Hedefte "seçilen hesaplar" ile sınırlı üyeler hesabı görmez; onlara elle vermeniz gerekir.
- Kaynak portföydeki hesap seçimleri silinir.
- Hedefte hesaba erişmeyecek kişilere atanmış sohbetlerin ataması kalkar ve açık olanlar hedefin atama kurallarına göre yeniden planlanır.
Bu yüzden bir hesabı taşıdıktan sonra ilk iş hedef portföyün Ekip ekranını gözden geçirmektir.
⚠️ Not: Hesap taşımayı yalnız iki portföyün de sahibi olan kişi yapabilir. Bir yönetici bunu yapamaz; ayrı sahiplere ait iki portföy arasında hesap taşınamaz.
Bir hesabın ekibini nerede görürsünüz
"Hesap ekibi" ayrı bir liste olarak tutulmasa da, panelde bir hesaba erişen kişilerin listesi üç yerde karşınıza çıkar. Bu üç yer de aynı kuralı kullanır: portföyün ekibinden o hesaba erişenler.
- Gelen kutusundaki atama listesi. Bir sohbeti atarken açılan kişi listesi yalnız o hesaba erişen üyeleri gösterir. Erişimi olmayan bir arkadaşınızı bu listede aramanız boşunadır; önce erişimini vermeniz gerekir.
- Akış düzenleyicisindeki kişi seçicisi. Bir akışta "sohbeti şu kişiye ata" gibi bir eylem kurarken seçilebilen kişiler de aynı listedir. Erişimi sonradan alınan bir kişi akışta seçili kalmışsa o adım bir kimseye atama yapamaz.
- E-posta gönder adımının "ekip" alıcısı. Bir akış ekibe e-posta gönderiyorsa bu e-posta yalnız o hesaba erişen üyelere gider; portföyün diğer üyeleri haberdar olmaz.
Buna bir dördüncüsü eklenebilir: Portföy ayarları › Ekip ekranındaki Hesaplar sütunu. Orada tersinden bakarsınız — kişi başına hangi hesaplara erişildiğini görürsünüz. Bir hesabın ekibini topluca görmek istiyorsanız bu sütunu gözden geçirmek en hızlı yoldur.
⚠️ Not: Otomatik atamada da aynı liste esas alınır. Bir hesaptaki sohbetler hiç kimseye atanmıyorsa ilk bakılacak yer o hesaba erişen kimsenin olup olmadığıdır. Bkz. Sohbet atama kuralları.
Somut bir örnek
Bir girişimcinin iki işi var: bir kafe ve bir emlak ofisi. Kafenin Instagram'ına iki üniversite öğrencisi bakıyor, emlak ofisinin WhatsApp'ına ise bir sekreter.
Tek portföyde kurarsa: dört kişilik tek bir ekip listesi olur, öğrencilere yalnız kafe hesabı, sekretere yalnız emlak hesabı verilir. Ama atama kuralı ikisinde de aynıdır ve bir yönetici eklemek istediğinde o kişi iki işi birlikte görür.
İki portföyde kurarsa: her işin kendi ekibi, kendi atama kuralı ve kendi kayıtları olur. Buna karşılık kendisi iki portföyde de bir koltuk tuttuğu için toplam koltuk ihtiyacı artar.
Sık karışan noktalar
- Hesap ayarlarında ekip aramak. Ekip bölümü yalnız Portföy ayarları › Ekip'te vardır. Eski bir bağlantı sizi hesap adresine götürürse panel oraya yönlendirir.
- "Bu hesaba yönetici atayalım" demek. Yönetici portföyü yönetir, hesabı değil. Tek hesapla sınırlı bir sorumlu istiyorsanız rolü editör olmalı.
- Erişim kısıtını rol sanmak. Erişim "nerede"yi, rol "ne"yi belirler. İkisi birlikte okunur.
- Taşımadan sonra ekibi denetlememek. Hesap taşındığında ekip taşınmaz.
Bu ayrımı bir kez oturttuğunuzda hem yetki karmaşası hem "neden göremiyorum" soruları büyük ölçüde biter.
İlgili kavramlar