Notlar, etiketler ve hazır yanıtlar

Bir müşterinin "geçen sefer iade istemişti" bilgisini akılda tutmak, "bu kişi toptancı" ayrımını her seferinde yeniden anlamak ve aynı fiyat cevabını günde otuz kez yazmak — bu üç yorgunluğun panelde üç ayrı karşılığı var. Bu rehber notları, etiketleri ve hazır yanıtları tek tek anlatır.

Bu makalede şunları bulacaksınız:

• Sohbet notları
• Etiketler
• Hazır yanıtlar
• Hazır yanıtta yer tutucu kullanma
• Sık yapılan hatalar

Sohbet notları

Notlar, ekibin birbirine bıraktığı iç kayıtlardır. Yazıştığınız kişiye asla gitmez; ne mesaj olarak görünür ne de bir bildirime dönüşür.

Not eklemek için:

1. Sohbeti açın.
2. Başlıktaki kişi düğmesiyle kişi panelini açın.
3. Notlar başlığına dokunun.
4. İç not yazın (müşteri görmez)… alanına notu yazın.
5. Not ekle düğmesine basın.

Notlar yeniden eskiye sıralanır; her notun altında yazanın adı ve tarihi durur. Başlığın yanındaki sayı o sohbetteki not adedidir. Bir not en çok 2000 karakter alır.

Bir notu silmek için notun altındaki Sil düğmesine basın; panel onay ister.

Kimler ne yapabilir:

• Okumak — gelen kutusunu görebilen herkes.
• Yazmak ve silmek — yanıt yetkisi olanlar. İzleyici rolü notları okur ama ekleyemez.

İyi bir not, sohbette olmayan bilgiyi taşır: "telefonda konuşuldu, cuma teslim sözü verildi", "iade kargosu bize ulaştı". Sohbette zaten yazan bir şeyi tekrar etmek yer kaplar.

Etiketler

Etiket kişiye yapıştırılan kısa bir işarettir: vip, toptancı, iade, istanbul. Sohbete değil kişiye aittir; o kişiyle bütün sohbetlerinizde aynı etiketler görünür.

Etiketler kişi panelindeki Detaylar bölümünde, Etiketler başlığı altında rozet olarak görünür. Bu panelde yalnız okunurlar. Eklemek ve silmek için:

1. Kişi panelinde Kişi kartını aç bağlantısına basın.
2. Kişi kartındaki Etiketler alanına etiketleri virgülle ayırarak yazın (örnek: vip, toptancı).
3. Kaydedin.

Etiketler kaydedilirken küçük harfe çevrilir ve aynı etiketin farklı yazımları tek etiket sayılır: VIP, Vip ve vip aynı şeydir. Bu yüzden etiket listeniz zamanla ikiye üçe bölünmez.

💡 Etiketler yalnız gözle ayırmak için değildir: kişi listesinde etikete göre süzebilir, otomasyon koşullarında "şu etiketi taşıyorsa" diye kullanabilirsiniz. Bu yüzden etiketi az sayıda ve tutarlı tutun — otuz farklı etiket, hiç etiket olmamasıyla aynı kapıya çıkar.

Hazır yanıtlar

Hazır yanıt, sık yazdığınız bir cevabın kayıtlı hâlidir. Her birinin bir kısayolu (örnek: fiyat), bir başlığı ve bir metni vardır.

Sohbette kullanmak için iki yol var:

• Yazma alanına / yazın; liste yazma alanının üstünde açılır ve yazdıkça süzülür. Enter ilk sıradaki yanıtı seçer, Esc listeyi kapatır.
• Yazma alanının yanındaki Hazır yanıt düğmesine basın ve listeden seçin.

Seçtiğiniz yanıtın metni yazma alanına yerleşir. Göndermeden önce değiştirebilirsiniz — hazır yanıt bir taslaktır, kilitli bir mesaj değil.

Yeni hazır yanıt oluşturmak için:

1. Sol menüden Ayarlar bölümünü açın.
2. Hazır yanıtlar sayfasına girin.
3. Kısayol alanına tek kelimelik bir ad yazın. Yalnız küçük harf, rakam ve tire kabul edilir; en çok 30 karakter.
4. Başlık alanına listede görünecek adı yazın (en çok 80 karakter).
5. Metin alanına cevabın kendisini yazın.
6. Kaydedin.

Kayıtlı yanıtların listesi aynı sayfanın altında durur; her satır kendi düzenleme alanlarıyla gelir, değiştirip kaydedebilir ya da silebilirsiniz.

⚠️ Hazır yanıtı görmek için gelen kutusu yetkisi yeter, ama oluşturmak ve düzenlemek hesap ayarlarını değiştirme yetkisi ister. Temsilci rolündeki bir kullanıcı hazır yanıtları kullanır, listeye yenisini ekleyemez.

Metin uzunluğu en dar kanala göre denetlenir. Instagram metinleri karakterle değil baytla sayar: Türkçe harfler 2, emojiler 4 bayt tutar ve sınır 1000 bayttır. Bu yüzden emoji dolu uzun bir yanıt, karakter sayısı düşük görünse bile kabul edilmeyebilir. Kural kaydederken uygulanır ki gönderim anında Meta reddetmesin.

Hazır yanıtta yer tutucu kullanma

Metne yer tutucu koyabilirsiniz; gönderim anında kişinin bilgisiyle doldurulur:

• {{contact.first_name}} — kişinin adının ilk kelimesi. Adı yoksa kullanıcı adı yazılır.
• {{contact.name}} — adının tamamı.
• {{contact.username}} — Instagram kullanıcı adı.
• {{contact.email}} ve {{contact.phone}} — kayıtlıysa e-posta ve telefon.
• {{field.sehir}} — kişinin özel alanlarından biri (sehir yerine kendi alan adınızı yazın).
• {{workspace.name}} — hesabınızın adı.

Değer boşsa mesajda yarım bir cümle kalmasın diye varsayılan verebilirsiniz: {{contact.first_name|değerli müşterimiz}} yazdığınızda adı bilinmeyen kişiye "Merhaba değerli müşterimiz" gider.

⚠️ {{input}} yer tutucusu otomasyon akışlarına aittir ve gelen kutusundan gönderilen hazır yanıtta her zaman boş kalır: panelde "kişinin son yazdığı" diye bir girdi yoktur.

Somut bir örnek

Bir kuaför salonu üç hazır yanıt kurar:

• /fiyat — Fiyat listesi: "Merhaba {{contact.first_name}}, saç kesimi 450 TL, boya 1.200 TL'den başlıyor. Hangi işlemi düşünüyorsunuz?"
• /randevu — Randevu adımları: "Randevu için gün ve saat yazmanız yeterli {{contact.first_name}}. Hafta içi 10.00-19.00, cumartesi 10.00-17.00 açığız."
• /adres — Adres ve ulaşım: salonun adresi ve otopark bilgisi.

Aynı salon müşterileri vip ve boya etiketleriyle ayırır, ilk gelen müşteriye "alerji testi yapıldı" notunu bırakır. Ertesi hafta başka bir çalışan aynı sohbeti açtığında bu bilgiyi sormadan görür.

Sık yapılan hatalar

Notu mesaj sanmak. Not müşteriye gitmez; müşteriye bir şey söylemek istiyorsanız yazma alanını kullanın. Tersi de doğru: ekip için yazdığınız bir açıklamayı mesaj olarak göndermeyin.

Etiketi sohbete yapıştırdığını sanmak. Etiket kişiye aittir. "Bu sohbet iade konulu" demek istiyorsanız not daha doğrudur.

Kısayolu Türkçe harfle yazmak. Kısayol yalnız küçük harf, rakam ve tire kabul eder. kargo-takip olur, kargo takibi olmaz.

Aynı kısayolu iki kez kullanmak. Bir hesapta aynı kısayol bir kez olabilir; ikincisini kaydetmeye çalıştığınızda uyarı alırsınız.

Yer tutucuyu elle yazarken yanlış yazmak. Tanınmayan bir anahtar boş kalır ve müşteriye eksik cümle gider. Ayarlar sayfasındaki yer tutucu ekleme düğmelerini kullanmak daha güvenlidir.

İlgili kavramlar

Hazır yanıtın gittiği yol sıradan bir mesajınkiyle aynıdır: 24 saatlik pencere kapalıysa hazır yanıt da gitmez, bkz. 24 saatlik mesajlaşma penceresi. Notlarla karıştırılmaması gereken bir başka kayıt da Sohbet izleridir: orası kimin ne yaptığını sistemin kendi yazdığı yerdir.

Bu üç araçta takıldığınız bir şey olursa Destek ekibimizle iletişime geçin.