İki kişinin aynı müşteriye ayrı ayrı cevap yazması ya da herkesin "diğeri bakar" diye beklemesi, ortak bir gelen kutusunun en pahalı hatasıdır. Atama bunu çözer: her sohbetin bir sahibi olur. Bu rehber sohbeti elle atamayı, atamayı kaldırmayı ve yeni sohbetlerin kendiliğinden dağıtılmasını adım adım anlatır.
⚠️ Atama yetkisi bugün yalnız Sahip ve Yönetici rollerindedir. Diğer roller sohbet başlığında atama rozetini görmez; sohbetleri yanıtlayabilir ama sahibini değiştiremez.
Bu makalede şunları bulacaksınız:
Sohbeti elle atama
Yeni sohbetleri kendiliğinden dağıtma
Kural kimi aday sayar
Atamanın ekibe görünen izleri
Sık yapılan hatalar
Sohbeti elle atama
Gelen kutusunda sohbeti açın.
Başlıktaki atama rozetine dokunun. Sohbet birine atanmışsa rozette o kişinin baş harfleri, atanmamışsa kesikli çerçeveli bir kişi-ekle simgesi görünür.
Açılan menüden bir ekip üyesi seçin.
Menü kapanır, rozet yeni kişinin baş harflerine döner ve sohbet o kişinin Bana atanan sekmesine düşer.
Listede yalnız bu hesaba erişebilen ekip üyeleri görünür. Portföyünüzde on kişi olsa da, o Instagram hesabına erişimi olmayan biri listeye girmez — erişemediği bir sohbeti üstlenemez.
Atama anında olur; karşı tarafın sayfayı yenilemesi gerekmez. Yeni sahibin ekranı kendiliğinden tazelenir.
Atamayı kaldırma
Sohbeti açın.
Atama rozetine dokunun.
Atamayı kaldır seçeneğine basın.
Sohbet Atanmamış sekmesine döner ve havuzdan iş alabilen herkes onu görür. Atamayı kaldırmak sohbeti kapatmaz, mesajları silmez.
💡 Bir ekip üyesini portföyden çıkardığınızda ona atanmış sohbetler kendiliğinden atanmamış olur; kimsede kalmış gibi görünmez.
Yeni sohbetleri kendiliğinden dağıtma
Her yeni sohbeti elle atamak istemiyorsanız kural kurun. Kural portföy düzeyindedir: portföyün bütün hesaplarında aynı kural geçer.
Hesap seçicide portföy adının yanındaki ayar simgesine basın.
Sohbet atama kuralları sayfasını açın.
Yeni sohbetlerin atanması bölümünde Kural alanından birini seçin:
Atama yapma — hiçbir şey atanmaz, sohbetler Atanmamış kalır. Varsayılan budur.
Eşit dağıt (en az yüklü kişiye) — o an en az açık sohbeti olan uygun temsilciye verilir.
Hep aynı kişiye — seçtiğiniz tek kişiye verilir.
Hep aynı kişiye seçtiyseniz Sabit kişi alanından o kişiyi seçin.
Kişi başına en çok açık sohbet alanına bir sayı yazın. 0 sınırsız demektir.
Sayfayı kaydedin. Kural bundan sonra açılan sohbetlerde işler.
Sınır sayısı portföyün bütün hesaplarındaki açık sohbetlerle ölçülür. Yani bir temsilcinin Instagram'da 8, WhatsApp'ta 4 açık sohbeti varsa yükü 12 sayılır; sınır 10 ise ona yeni sohbet verilmez.
⚠️ Kural yalnız yeni sohbette çalışır. Sonradan yaptığınız elle atama her zaman önceliklidir ve kural onu geri almaz. Kimse uygun değilse sohbet atanmamış kalır; kimseye zorla verilmez.
Kural kimi aday sayar
Eşit dağıtımda ya da sabit kişide, bir temsilcinin aday olabilmesi için dört koşulun hepsi gerekir:
Portföyün ekibinde olmalı.
Bu hesaba erişimi olmalı.
Gelen kutusunu görme yetkisi olmalı.
O an kendi çalışma saatinde olmalı. Her üyenin kendi çalışma saatleri vardır ve hesaplama hesabın saat dilimine göre yapılır.
Buna bir de hesabın kendi ayarı eklenir: Ayarlar › Çalışma saatleri altında Mesai dışında atama yapma açıksa ve hesap o an kapalıysa hiçbir atama yapılmaz, sohbetler atanmamış birikir. Mesai açılınca yeni gelen sohbetler yeniden dağıtılmaya başlar.
Eşit dağıtımda eşitlik olursa ekip listesindeki ilk kişi seçilir. "Hep aynı kişiye" seçilen kişi ekipten çıkmışsa ya da o hesaba erişmiyorsa kural fiilen kapalıdır: sohbet atanmamış kalır.
Atamanın ekibe görünen izleri
Her atama değişikliği sohbetin kaydına yazılır ve iki yerde görünür:
Sohbet izleri — kişi panelindeki başlık altında "Ayşe, sohbeti Mehmet adlı üyeye atadı" gibi satırlar.
Sohbet akışı — bir sohbet el değiştirdiğinde mesajların arasında ortalanmış soluk bir satır çıkar: "Ayşe, sohbeti Mehmet adlı üyeye aktardı". Kişi sohbeti kendine aldıysa metin "…devraldı" olur.
Bu satırların ikisi de yalnız ekibe görünür; yazıştığınız kişiye gitmez. Ayrıntı: Sohbet izleri.
Somut bir örnek
Üç kişilik bir butik ekibi düşünün. Ayşe sabah, Mehmet öğleden sonra, Zeynep hafta sonu çalışıyor. Kural Eşit dağıt, kişi başına sınır 15. Saat 10.00'da gelen bir Instagram mesajı yalnız Ayşe'ye gidebilir, çünkü diğer ikisi kendi çalışma saatlerinin dışındadır. Ayşe'nin açık sohbeti 15'e ulaştığında yeni sohbetler atanmamış kalır ve Atanmamış sekmesinde birikir; yönetici oradan elle dağıtır ya da sınırı yükseltir.
Sık yapılan hatalar
Kuralı kurup "hiçbir şey atanmıyor" demek. En sık sebep çalışma saatleridir: adayların hiçbiri o an kendi saatinde değildir. İkinci sebep kişi başı sınırın dolmuş olmasıdır.
Sabit kişiyi ekipten çıkarmak. Kural sessizce kapanır. Sayfayı açtığınızda kuralın Atama yapmaya düşmüş olduğunu görürsünüz.
Atamayı sohbeti kapatmakla karıştırmak. Atama "kim ilgilenecek", kapatmak "bu iş bitti" demektir. İkisi birbirinden bağımsızdır.
Geçmiş sohbetlerin dağıtılmasını beklemek. Kural yalnız yeni sohbetlerde çalışır; birikmiş atanmamış sohbetler elle dağıtılır.
Erişimi olmayan kişiye atamaya çalışmak. O kişi menüde zaten çıkmaz; çıkmıyorsa önce Portföy ayarları › Ekip altından hesap erişimini verin.
İlgili kavramlar
Atama, bir temsilcinin sohbete yazmasıyla otomasyonun duraklamasından ayrı bir şeydir; ikincisi için Otomasyonu devralma ve geri verme rehberine bakın. Kimin hangi sohbeti göreceği aynı sayfadaki Erişim ve görünürlük bölümünde ayarlanır.
Atamada takıldığınız bir şey olursa Destek ekibimizle iletişime geçin.