Kişi listenizi muhasebeye vermek, bir SMS aracına yüklemek ya da yedek olarak saklamak istediğinizde panelden tek düğmeyle elektronik tablo dosyası indirebilirsiniz. Bu rehber dosyanın hangi sütunları taşıdığını, kimin indirebildiğini ve Excel'de açarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatır.
⚠️ Dışa aktarma yalnız sahip ve yönetici rollerinde vardır. Diğer rollerde CSV indir düğmesi hiç çizilmez. Rolünüzün kişi kapsamı daraltılmışsa dosya da yalnız kapsamınızdaki kişileri taşır. Bkz. Erişim ve görünürlük ilkesi.
Ne işe yarar
CSV dosyası, kişi listenizi panelin dışına taşımanın tek yoludur. Üç işi görür:
Yedek. Listenizin bir kopyası kendi bilgisayarınızda durur.
Başka araca aktarım. E-posta bülteni ya da SMS aracı çoğunlukla CSV kabul eder.
Elektronik tabloda çalışma. Sıralama, sayma, filtreleme gibi işleri Excel'de ya da Google Sheets'te yaparsınız.
Dosyayı indirme
Kişiler ekranını açın.
Başlığın sağındaki CSV indir düğmesine basın (telefonda düğme sekmelerin sağındadır).
Tarayıcı dosyayı indirir. Dosya adı, hesabınızın adresini içerir; birden çok hesaptan indirdiğinizde dosyalar karışmaz.
Düğme normal bir bağlantıdır: yeni bir ekran açılmaz, hazırlanma uyarısı gösterilmez. Çok kişili hesaplarda indirme birkaç saniye sürebilir.
İşletmeniz kilitliyse (ödeme ya da plan nedeniyle) düğme sizi ham bir hata yerine kilit ekranına götürür.
Dosyadaki sütunlar
Dosya dokuz sütun taşır ve sıra her zaman aynıdır:
Sütun
İçerik
Ad
Kişi kartındaki ad; boş olabilir
Kullanıcı adı
Instagram kullanıcı adı (WhatsApp'ta boş)
Telefon
Kartta yazan numara
E-posta
Kartta yazan adres
Kanal
Kanal türü: INSTAGRAM ya da WHATSAPP
Hesap
Kişinin yazdığı bağlı hesabın adı
Etiketler
Kişinin etiketleri, virgülle ayrılmış tek hücre
Son mesaj
Kişinin size en son yazdığı an
İlk temas
Kişi kaydının oluştuğu an
Sütun başlıkları panelin dilinde yazılır: paneli Türkçe kullanıyorsanız başlıklar Türkçedir.
Kanal sütunu çeviri değil, sistemin kendi değerini taşır: hücrede INSTAGRAM ya da WHATSAPP yazar. Elektronik tabloda okunur bir ad istiyorsanız bul-değiştir ile kendiniz çevirin.
Son mesaj ve İlk temas sütunları tam zaman damgası taşır (yıl-ay-gün ve saat, evrensel saatle). Panel ekranındaki "3 gün önce" gibi göreli ifadeler dosyaya girmez. Yerel saate çevirmek isterseniz elektronik tablonun tarih işlevlerini kullanın.
Kişi size hiç yazmamışsa Son mesaj hücresi boş kalır.
Dosyada olmayanlar
Dosya, kişi kartındaki her şeyi taşımaz. Şunlar yoktur:
Notlar — ekip içi notlar dışa aktarılmaz.
Özel alanlar — akışların topladığı alan değerleri dosyada yer almaz.
Dil alanı.
Takip bilgisi — takip durumu, takipçi sayısı, onaylı hesap.
Yapay zekâ profili — özet, müşteri tipi, yaklaşım, toplanan bilgiler.
Sohbet geçmişi — mesajlar ve otomasyon oturumları.
Kaynak bilgisi.
Bu bilgilere ihtiyacınız varsa kişi kartından okumanız gerekir. Bkz. Kişi kartı.
Dosyanın kapsamı: süzgeçler uygulanmaz
Bu, en sık şaşırtan davranıştır: CSV, ekranda uyguladığınız süzgeci uygulamaz. Etiket süzgeciyle 40 kişiye indirdiğiniz bir liste dururken CSV indir'e basarsanız dosyada 40 kişi değil, görebildiğiniz bütün kişiler olur.
Dosyayı sınırlayan tek şey şunlardır:
Hesap — yalnız o an açık olan hesabın kişileri.
Rolünüzün kişi kapsamı — kapsamınız "yalnız kendi sohbetleriniz" ise yalnız onlar.
Açık kanal türleri — portföyde kapatılmış bir kanalın kişileri dosyaya girmez.
Süzgeçli bir liste indirmeniz gerekiyorsa pratik yol şudur: bütün listeyi indirin, elektronik tabloda Etiketler sütununa göre süzün.
Excel ve Google Sheets'te açma
Dosya UTF-8 kodlamasıyla ve başında bir işaretle üretilir; bu işaret Excel'in Türkçe harfleri doğru göstermesini sağlar. Dosyaya çift tıklayıp açmanız yeterlidir, "metni sütunlara böl" adımlarıyla uğraşmanız gerekmez.
İki biçim ayrıntısına dikkat edin:
Telefon numaraları tırnakla başlayabilir.+90… ile başlayan bir değer, elektronik tabloların onu formül sanmasını engellemek için başına bir kesme işareti alır. Hücrede numara doğru görünür; formül olarak yorumlanmaz. Aynı koruma =, +, - ve @ ile başlayan her değere uygulanır.
Etiketler tek hücrede durur. Birden çok etiket virgülle ayrılmış olarak aynı hücrededir. Ayrı sütunlara bölmek isterseniz elektronik tablonun metni bölme işlevini kullanın.
Google Sheets'te dosyayı Dosya → İçe aktar ile yükleyin; sürükleyip bırakmak da çalışır.
Kişisel veri sorumluluğu
Dosya müşterilerinizin adını, telefonunu ve e-postasını taşır. İndirdiğiniz an bu veri panelin koruması dışına çıkar.
Dosyayı ortak bir bilgisayarın masaüstünde bırakmayın.
E-posta ekiyle gönderirken alıcıyı iki kez kontrol edin.
İşiniz bitince dosyayı silin.
Bir müşteri veri silme talebi gönderdiyse, onu paneldeki kişi kartından silmek indirdiğiniz eski dosyayı temizlemez; dosyadan da çıkarmanız gerekir.
Her dışa aktarma işlemi portföyün denetim kaydına yazılır: kimin ne zaman indirdiği sonradan görülebilir.