Otomasyon, bir olayla başlayan ve adımlarını sırayla çalıştıran akıştır: kişi "fiyat" yazınca fiyat listesini gönderen, yorumu DM'e çeviren ya da randevu hatırlatan her kurgu bir otomasyondur. Panelde ona bir ad verir, tuvalde adımlarını dizer ve dediğinizde çalışmaya başlarsınız.
Yayına al
💡 Otomasyon hesaba aittir. Bir hesapta kurduğunuz akış başka hesapta kendiliğinden çalışmaz; aynı işi iki kanalda yapacaksanız her hesapta ayrı kurarsınız.
Otomasyon neyden oluşur
Her otomasyonun üç yapı taşı vardır:
Tetikleyici — Akışı ne başlatır. Anahtar kelime, gönderi yorumu, hikâye yanıtı, reklam bağlantısı, belirli bir tarih… Bir otomasyona birden çok tetikleyici eklenebilir. Ayrıntısı: Tetikleyici.
Koşul — Yolu ikiye ayırır. "Bu kişide şu etiket var mı", "şu an mesai içinde miyiz", "pencere açık mı" gibi sorular sorar ve akış "Doğru" ya da "Yanlış" kolundan sürer. Ayrıntısı: Koşul.
Eylem — Kişide ya da sohbette bir şeyi değiştirir: etiket ekler, alana yazar, sohbeti atar, insana devreder. Ayrıntısı: Eylem.
Bu üçünün arasında mesaj gönderen adımlar durur: metin, kart, galeri, medya, liste, şablon, bilgi toplama ve diğerleri. Adım kavramı Akış ve adım makalesinde anlatılıyor.
Taslak, yayın ve sürümler
Bir otomasyonun üç durumu vardır:
Taslak — Henüz hiç yayınlanmamış. Üzerinde çalışabilirsiniz, kimseye mesaj göndermez.
Yayında — Tetikleyicileri çalışır.
Kapalı — Yayınlanmış ama kapatılmış. Tetikleyicileri çalışmaz ve süren oturumlar durur.
Düzenleyicide yaptığınız değişiklikler taslağa yazılır; canlıya çıkması için Yayına al'a basmanız gerekir. Yayınlanmamış değişiklik varken listede Yayınlanmamış değişiklik var uyarısı görünür.
Her yayın, değişmez bir sürümdür (v1, v2, v3…). Sürümler sekmesinde her sürümün kaç adım içerdiğini, öncekine göre neyin değiştiğini görür; bir sürümü taslağa yükleyebilir ya da Bu sürüme dön ile yeniden yayınlayabilirsiniz. Geri dönüş de yeni bir sürüm olarak yayınlanır; geçmiş silinmez.
Yayından önce Yayın öncesi kontrol çalışır ve bulduklarını Hata ile Uyarı olarak ayırır. Hatalar yayını engeller; uyarılar engellemez ama okunmalıdır.
Oturum: otomasyonun bir kişide çalışması
Otomasyon "bir kez çalışan" bir şey değildir; her kişi için ayrı bir oturum açar. Oturum, o kişinin akış içindeki yolculuğudur: hangi adımda olduğu, neyi beklediği, hangi kolu seçtiği.
Oturum başladığı sürümde biter. Siz bu arada yeni bir sürüm yayınlasanız bile, süren oturum başladığı sürümün grafiğiyle yoluna devam eder. Böylece bir müşteri, siz akışı düzenlerken yarım kalmış bir mesaj dizisiyle karşılaşmaz.
Her oturumun bir durumu vardır ve Kayıtlar sekmesinde adım adım günlüğüyle birlikte görünür: Çalışıyor, Yanıt bekliyor, Beklemede, Duraklatıldı, Tamamlandı, Kesildi ya da Hata. Günlükte mesajın gönderildiğini, atlandığını, kişinin butona dokunduğunu, koşulun hangi kolu seçtiğini ve neden durulduğunu tek tek okursunuz.
Otomasyonun ayarları
Ayarlar sekmesinde otomasyonun adı, klasörü ve davranışı vardır:
Ad — Listede ve kayıtlarda görünen ad.
Klasör — Otomasyonları gruplamak için.
Durum — Açık ya da kapalı. Kapatınca süren oturumlar durur.
Aynı kişi tekrar girebilir mi? — Dört seçenek: Her seferinde, Yalnızca bir kez, Günde bir kez, Seçilen sürede bir kez (saat cinsinden süre yazarsınız). Tekrar kuralını geçemeyen kişi için otomasyon atlanır ve sıradakine bakılır.
Yeni anahtar kelime bu otomasyonu kesebilir — Varsayılan açıktır. Kapatırsanız kişi bu otomasyonda yanıt beklerken gelen anahtar kelime yok sayılır. Bilgi toplayan akışlarda kapatmak önerilir; yoksa müşteri soruya yanıt verirken yanlışlıkla başka bir akışa düşebilir.
Aynı sekmenin altında Otomasyonu sil vardır: otomasyon çöp kutusuna taşınır ve belirli bir süre içinde geri yüklenebilir.
Aynı anda birden çok otomasyon uyarsa
Bir mesaj geldiğinde motor şu sırayı izler:
Kişi bizim gönderdiğimiz bir butona dokunduysa oturum o butonun kolundan sürer.
Açık bir tetikleyici (anahtar kelime, yorum, hikâye, paylaşım, bağlantı) eşleşirse kişinin süren oturumu kesilir ve yeni akış başlar. Kesilemez bir oturum yanıt bekliyorsa kesilmez; yazı o oturuma gider.
Yanıt bekleyen bir oturum varsa yazı ona verilir.
Herhangi bir mesaj tetikleyicisi, kişinin açık oturumu yoksa çalışır.
Hiçbiri olmadıysa Varsayılan yanıt çalışır; aynı kişiye ayarlanan sıklıktan daha sık gitmez.
Aynı olaya birden çok tetikleyici uyduğunda daha dar olan kazanır: belirli bir gönderiyi seçen tetikleyici "tüm gönderiler"i yener, tam eşleşen anahtar kelime "içerir"i yener.
⚠️ Not: Bir temsilci sohbeti devraldıysa (insana devir) o sohbette hiçbir otomasyon çalışmaz. Devir açıkça geri verilene ya da ayarlanan süre dolana kadar bu böyle kalır.
Yayınlamadan önce denemek
Test sekmesi iki yol sunar:
Simülatör — Taslağı panelde denersiniz. Gerçek kanala mesaj gitmez ve kişi bilgileri yalnız bu denemede değişir. Bekleme adımları atlanır, koşulların hangi kolu seçtiği satır satır yazılır, gerçekte gönderilemeyecek bir mesaj için "gerçekte gitmezdi" notu düşülür.
Gerçek kanalda dene — Taslak, seçtiğiniz kişiye gerçekten gönderilir. Kişinin son 24 saatte size yazmış olması gerekir; oturum test olarak işaretlenir ve istatistiklere girmez.
Denemeyi alışkanlık hâline getirin: yayın öncesi kontrol yapıyı denetler, simülatör ise metinlerin ve kolların gerçekten istediğiniz gibi çalıştığını gösterir.
Otomasyonlar ekranındaki sekmeler
Otomasyonlarım — Kurduğunuz akışların listesi; klasörler, arama, tetikleyici ve duruma göre süzme, çöp kutusu burada.
Temel — Her hesapta birer tane olan akışlar. Bugün Varsayılan yanıt buradadır: başka hiçbir otomasyon çalışmadığında gelen mesajlara verilen karşılık.
Kurallar — Akışın dışında çalışan olay-eylem bağları. Ayrıntısı: Genel kural.
Diziler — Gün gün giden takip adımları. Ayrıntısı: Dizi.
Sınırlar ve sık yapılan hatalar
Bir akış en çok 200 adım ve 400 bağlantı taşıyabilir. Planınız bazı adımları kapsamıyorsa akış yayında kalır ama oturumlar o adımda durur; düzenleyici bunu hem adımın üstünde hem üst şeritte söyler.
Sık yapılan hatalar:
Yayına almayı unutmak. Taslakta yaptığınız değişiklik canlıya çıkmaz. Listede "Yayınlanmamış değişiklik var" yazıyorsa akışınız eski sürümüyle çalışıyordur.
Tetikleyici eklemeden yayınlamaya çalışmak. Tetikleyicisi olmayan akış hiçbir zaman başlamaz; yayın öncesi kontrol bunu hata olarak bildirir.
Tekrar kuralını "her seferinde" bırakıp kampanya akışı kurmak. Aynı kişi aynı mesajı defalarca alabilir.
Bilgi toplayan akışta kesilmeyi açık bırakmak. Müşteri yanıt yazarken bir anahtar kelimeye denk gelirse akış kesilir.
Kapatmayı silme sanmak.Kapalı otomasyon durur ama yerinde kalır; silme ayrı bir işlemdir ve çöp kutusuna taşır.
Otomasyonu "bir kez kurulup unutulan bir kutu" değil, "sürümleri olan, kaydı tutulan, kişi kişi çalışan bir düzen" olarak düşündüğünüzde hem hatayı bulmak hem geliştirmek kolaylaşır.